Ang pagkunhod sa gidak-on sa file sa Microsoft Excel

Kung nagtrabaho sa Excel, ang pipila ka mga lamesa makapadani sa kadako. Kini nagdala sa kamatuoran nga ang kadako sa dokumento nagdugang, usahay maabut bisan usa ka dosena nga megabytes o daghan pa. Ang pagdugang sa gibug-aton sa usa ka workbook sa Excel dili lamang magdala ngadto sa usa ka pagtaas sa wanang nga kini nasakup sa hard drive, apan, labi ka hinungdanon, sa usa ka hinay nga pag-uswag sa katulin sa lainlaing mga aksyon ug mga proseso dinhi. Sa yano nga paagi, kung nagtrabaho sa ingon nga usa ka dokumento, ang Excel nagsugod sa paghinayhinay. Busa, ang isyu sa pag-optimize ug pagkunhod sa gidak-on sa ingon nga mga libro mahimong adunay kalabutan. Tan-awa kung giunsa ang pagpakunhod sa gidak-on sa file sa Excel.

Pamamaga sa Pagminus sa Laki sa Basahon

Kinahanglan nimo nga ma-optimize ang usa ka overgrown file sa daghang direksyon sa usa ka higayon. Daghang mga gumagamit ang wala nahibal-an, apan sa kasagaran ang usa ka workbook sa Excel naglangkob sa daghang dili kinahanglan nga kasayuran. Kung gamay ang usa ka file, wala’y nakabantay pag-ayo, apan kung ang dokumento nahimo’g dako, kinahanglan nimo nga ma-optimize kini sumala sa tanan nga posible nga mga parameter.

Pamaagi 1: pagpakunhod sa range range

Ang range range mao ang lugar diin nahinumdoman ni Excel ang mga aksyon. Kung giasoy ang usa ka dokumento, giasoy sa programa ang tanan nga mga selyula sa workspace. Apan dili kini kanunay nga katumbas sa us aka han-ay diin ang us aka tawo nagtrabaho. Pananglitan, ang usa ka dili tinuyo nga gibutang nga wanang sa ilawom sa lamesa magpalapad sa gidak-on sa gitrabaho nga sakup ngadto sa elemento kung diin kini nga wanang. Kini ang pagbuut sa Excel matag oras nga iproseso ang usa ka hugpong nga wala’y sulod nga mga selula. Atong tan-awon kung giunsa ang pag-ayo sa kini nga problema gamit ang usa ka panig-ingnan sa usa ka piho nga lamesa.

1. Una, tan-awa ang gibug-aton sa wala pa ang pag-optimize aron itandi kung unsa kini pagkahuman sa pamaagi. Mahimo kini pinaagi sa pagbalhin sa tab Pag-file. Lakaw ngadto sa seksyon "Mga Detalye". Sa tuo nga bahin sa bintana nga nagbukas, gipaila ang mga nag-unang kabtangan sa libro. Ang una nga butang sa mga kabtangan mao ang gidak-on sa dokumento. Sama sa imong nakita, sa among kaso kini 56.5 kilobyte.



2. Una sa tanan, kinahanglan nimo mahibal-an kung unsa ka daghan ang tinuod nga lugar sa pagtrabaho sa sheet lahi sa usa nga gikinahanglan gyud sa tiggamit. Kini yano nga yano. Nakasulod kami sa bisan unsang cell sa lamesa ug nag-type sa usa ka hinungdanon nga kombinasyon Katapusan sa Ctrl +. Gilayon nga nagbalhin ang Excel sa katapusan nga selyula, nga gikonsiderar sa programa ang katapusang elemento sa workspace. Sama sa imong nakita, sa among partikular nga kaso, kini ang linya 913383. Tungod kay ang lamesa sa tinuud nagsakop lamang sa una nga unom ka laray, mahimo naton isulti ang kamatuoran nga ang 913377 nga mga linya, sa tinuud, usa ka wala’y pulos nga pagkarga, nga dili lamang nagdugang sa gidak-on sa file, apan, tungod kay ang kanunay nga pagbag-o sa tibuuk nga gilapdon sa programa sa paghimo sa bisan unsang aksyon, gipahinay ang trabaho sa dokumento.

   

   Sa tinuud, sa tinuud, ang ingon usa ka dako nga gintang tali sa aktwal nga han-ay sa pagtrabaho ug sa usa nga gikuha ni Excel alang sa kini talagsa ra, ug among gikuha ang daghang mga linya alang sa katin-awan. Bisan pa, usahay adunay mga kaso kung ang nagtrabaho nga lugar mao ang tibuuk nga lugar sa sheet.

3. Aron maayos ang kini nga problema, kinahanglan nimo nga tangtangon ang tanan nga mga linya, gikan sa una nga wala’y katapusan sa katapusan sa sheet. Aron mahimo kini, pilia ang una nga selyula, nga diha-diha dayon sa ilawom sa lamesa, ug i-type ang yawi nga kombinasyon Ctrl + Shift + Down Arrow.



4. Ingon sa imong nakita, pagkahuman nga ang tanan nga mga elemento sa una nga kolum gipili, nga nagsugod gikan sa piho nga cell hangtod sa katapusan sa lamesa. Pagkahuman i-klik ang sulud sa sulud nga tama nga mouse button. Sa menu sa konteksto nga magbukas, pagpili Pagwagtang.

   

   Daghang mga tiggamit ang misulay sa pagtangtang pinaagi sa pagklik sa buton. Pagwagtang sa keyboard, apan dili kini tama. Ang kini nga aksyon nagtangtang sa sulud sa mga selyula, apan dili kini pagwagtang sa ilang kaugalingon. Busa, sa among kaso, dili kini makatabang.

5. Pagkahuman gipili namon ang butang "Pagtangtang ..." sa menu sa konteksto, ablihan ang gamay nga bintana alang sa pagtangtang sa mga selula. Gibutang namon ang posisyon sa switch "Linya" ug i-klik ang buton "OK".



6. Ang tanan nga mga laray nga gipili nga gahi nga natangtang. Siguruha nga ma-save ang libro pinaagi sa pag-klik sa diskette icon sa taas nga wala nga suok sa bintana.



7. Karon tan-awa kung giunsa kini pagtabang kanamo. Pagpili bisan unsang cell sa lamesa ug pag-type sa usa ka shortcut Katapusan sa Ctrl +. Sama sa imong nakita, gipili ni Excel ang katapusan nga selyula sa lamesa, nga nagpasabut nga karon kini mao na ang katapusan nga elemento sa workspace sa sheet.



8. Karon pagbalhin sa seksyon "Mga Detalye" mga tab Pag-filearon mahibal-an kung unsa ang gibug-aton sa gibug-aton sa among dokumento. Sama sa imong nakita, kini karon 32.5 KB. Hinumdomi nga sa wala pa ang pamaagi sa pag-optimize, ang gibag-on niini 56.5 Kb. Sa ingon, kini mikunhod sa sobra sa 1.7 ka beses. Apan sa kini nga kaso, ang nag-unang kalampusan dili bisan ang pagkunhod sa gibug-aton sa file, apan nga ang programa karon gipalaya gikan sa pagkalkula sa tinuud nga wala magamit nga range, nga makapaayo sa katulin sa pagproseso sa dokumento.

Kung ang libro adunay daghang mga habol nga imong gitrabaho, kinahanglan nga maghimo ka parehas nga pamaagi sa matag usa sa kanila. Mapauswag pa niini ang gidak-on sa dokumento.

Paagi 2: Pagwagtang sa Pag-format

Ang isa pa ka hinungdanon nga hinungdan nga labi ka labi ka lisud ang dokumento mao ang over-format. Mahimo nga maglakip kini sa paggamit sa lainlaing mga lahi sa mga font, utlanan, mga format sa numero, apan una sa tanan adunay kalabutan sa pagpuno sa mga selyula nga adunay lainlaing mga kolor. Busa sa wala pa pagdugang pag-format sa file, kinahanglan nga maghunahuna ka kaduha kung sigurado ba kini o kung dali nimo mahimo kung wala kini nga pamaagi.

Tinuod kini labi na sa mga libro nga adunay daghang kasayuran, nga sa ilang kaugalingon adunay igo nga gidak-on. Ang pagdugang nga pag-format sa usa ka libro mahimong makapataas sa gibug-aton bisan sa daghang mga higayon. Busa, kinahanglan nimo nga magpili usa ka tunga nga yuta taliwala sa panan-aw sa pagpresentar sa kasayuran sa dokumento ug gidak-on sa file, ipadapat ang pag-format kung asa gyud kini gikinahanglan.

Ang isa pa ka butang nga may kaangtanan sa pag-format sa timbang nga gipili sa pipila nga mga tiggamit nga sobra ang sobra nga mga selula. Kana mao, ilang gi-format dili lamang ang lamesa mismo, apan usab ang range nga naa sa ilawom niini, usahay bisan sa katapusan sa sheet, uban ang pagpaabut nga kung ang mga bag-ong laray gidugang sa lamesa, dili kinahanglan nga i-format kini pag-usab sa matag oras.

Apan wala mahibal-an nga eksakto kung kanus-a idugang ang mga bag-ong linya ug pila ang idugang, ug sa ingon nga una nga pag-format himuon nimo nga mas mabug-at ang file karon, nga sa ingon usab negatibo makaapekto sa katulin sa pagtrabaho sa kini nga dokumento. Busa, kung gipadapat nimo ang pag-format sa mga walay sulod nga mga selula nga wala gilakip sa lamesa, nan kini kinahanglan nga tangtangon.

1. Una sa tanan, kinahanglan nimo nga pilion ang tanan nga mga selula nga nahimutang sa ilawom sa han-ay uban ang datos. Aron mahimo kini, i-klik ang numero sa una nga walay sulod nga linya sa bertikal nga coordinate panel. Ang tibuuk nga linya gipasiugda. Pagkahuman niana, gigamit namon ang na pamilyar nga kombinasyon sa hotkey Ctrl + Shift + Down Arrow.



2. Pagkahuman niana, ang tibuuk nga mga laray sa ilawom sa bahin sa lamesa nga puno sa datos ipasabut. Anaa sa tab "Balay" pag-klik sa icon "Linaw"nga nahimutang sa laso sa toolbox "Pag-edit". Gibuksan ang usa ka gamay nga menu. Pagpili usa ka posisyon sa niini "Hayag nga mga Format".



3. Pagkahuman niini nga aksyon, ang pag-format mapapas sa tanan nga mga selula sa pinili nga range.



4. Sa parehas nga paagi, mahimo nimong wagtangon ang dili kinahanglan nga pag-format sa lamesa mismo. Aron mahimo kini, pilia ang mga indibidwal nga mga cell o us aka gidak-on nga kung giisip namon nga ang pag-format mahimo’g gamay nga kapuslan, pag-klik sa buton "Linaw" sa laso ug gikan sa lista, pilia "Hayag nga mga Format".



5. Sama sa imong nakita, ang pag-format sa gipili nga lahi sa lamesa hingpit nga gikuha.



6. Pagkahuman niana, nakabalik kami sa kini nga hanay sa pipila nga mga elemento sa pag-format nga giisip namon nga angay: mga utlanan, mga format sa numero, etc.

Ang mga lakang sa itaas makatabang sa pagkunhod sa gidak-on sa workbook sa Excel ug pagpadali sa pagtrabaho sa sulod niini. Apan mas maayo nga una nga gamiton ang pag-format kung diin kini tinuod nga angay ug kinahanglan kaysa paggahin og oras sa ulahi sa pag-optimize sa dokumento.

Leksyon: Pag-format sa mga lamesa sa Excel

Pamaagi 3: tangtang ang mga link

Ang pipila ka mga dokumento adunay daghan kaayo nga mga link gikan sa kung diin ang mga kantidad gibitad. Mahimo usab kini nga makapahinay sa pagpadali sa gikusgon sa pagtrabaho sa kanila. Ang mga gawas nga link sa ubang mga libro labi nga maimpluwensyahan sa kini nga pasundayag, bisan kung ang mga internal nga link usab negatibo nga nakaapekto sa pasundayag. Kung ang gigikanan gikan sa kung diin nakuha ang link wala kasabut sa kanunay nga pag-update, sa ato pa, adunay katin-awan nga mapuli ang mga link sa link sa mga selyula nga mga ordinaryo nga kantidad. Mahimo kini nga mapataas ang katulin sa pagtrabaho sa usa ka dokumento. Mahimo nimo mahibal-an kung ang link o kantidad anaa sa usa ka piho nga selyula sa formula bar pagkahuman gipili ang elemento.

1. Pilia ang lugar nga adunay mga sumpak. Anaa sa tab "Balay"pag-klik sa buton Kopyahon nga nahimutang sa laso sa grupo nga mga setting Clipboard.

   

   Sa laing paagi, pagkahuman gipasiugda ang usa ka lahi, mahimo nimong gamiton ang kombinasyon sa hotkey Ctrl + C.

2. Human makopya ang datos, dili namon makuha ang pagpili gikan sa lugar, apan i-klik kini gamit ang tuo nga button sa mouse. Ang menu sa konteksto gilusad. Sa kini sa block Pagsulud Opsyon kinahanglan nga i-klik ang icon "Mga Prinsipyo". Kini adunay porma sa usa ka icon nga adunay mga numero nga gipakita.



3. Pagkahuman niana, ang tanan nga mga link sa pinili nga lugar pulihan sa mga kantidad sa estadistika.

Apan hinumdomi nga kini nga kapilian sa pag-optimize sa workbook sa Excel dili kanunay madawat. Mahimo kini magamit lamang kung ang mga datos gikan sa orihinal nga gigikanan dili dinamiko, nga mao, dili kini mausab uban ang oras.

Paagi 4: mga pagbag-o sa format

Ang isa pa ka paagi aron mabug-atan ang gidak-on sa file mao ang pagbag-o sa format niini. Kini nga pamaagi lagmit makatabang labi pa kay sa bisan kinsa sa pag-compress sa libro, bisan kung ang mga kapilian sa ibabaw kinahanglan usab nga gamiton sa kombinasyon.

Sa Excel adunay ubay-ubay nga mga format nga "lumad" nga file - xls, xlsx, xlsm, xlsb. Ang format sa xls usa ka batakang extension alang sa mga bersyon nga bersyon Excel 2003 ug una pa. Nawala na kini, apan bisan pa, daghang mga tiggamit ang nagpadayon sa paggamit niini. Gawas pa, adunay mga oras nga kinahanglan nga magbalik sa pagtrabaho uban ang mga daan nga file nga gimugna daghang tuig na ang milabay kaniadto kung wala’y mga modernong format. Dili igsapayan sa kamatuoran nga daghang mga programa sa ikatulo nga partido nga wala mahibal-an kung giunsa ang pagproseso sa ulahi nga mga bersyon sa mga dokumento sa Excel nga nagtrabaho uban ang mga libro nga adunay kini nga extension.

Kinahanglan nga hinumdoman nga ang usa ka libro nga adunay extension sa xls labi ka dako kaysa sa moderno nga analogue niini nga pormat sa xlsx, nga gigamit karon ni Excel ingon nga nag-una. Una sa tanan, kini tungod sa ang kamatuoran nga ang mga xlsx file, sa tinuud, mga compressed archives. Busa, kung gigamit nimo ang pagpalawig sa xls, apan gusto nga makunhuran ang gibug-aton sa libro, mahimo nimo kini pinaagi lamang sa pag-save niini sa format nga xlsx.

1. Aron makakabig usa ka dokumento gikan sa format nga xls hangtod sa format nga xlsx, adto sa tab Pag-file.



2. Sa bintana nga nagbukas, hatagan dayon ang pagtagad sa seksyon "Mga Detalye", diin gipakita nga ang dokumento karon may gibug-aton nga 40 Kbytes. Sunod, i-klik ang ngalan "Luwasa Ingon ...".



3. Ang pag-save sa bintana abli. Kung gusto nimo, mahimo ka nga magbalhin sa usa ka bag-ong direktoryo sa sulod niini, apan alang sa kadaghanan sa mga tiggamit labi ka dali ang pagtipig sa bag-ong dokumento sa parehas nga lugar nga gigikanan. Ang ngalan sa libro, kung gusto, mahimong mabag-o sa natad nga "File name", bisan kung dili kini kinahanglanon. Ang labing hinungdanon sa kini nga pamaagi mao ang ibutang sa uma Type sa File bili "Excel workbook (.xlsx)". Pagkahuman niana, mahimo nimo ma-press ang button "OK" sa ubos sa bintana.



4. Human mahuman ang pagtipig, moadto kita sa seksyon "Mga Detalye" mga tab Pag-filearon mahibal-an kung giunsa ang pagkunhod sa timbang. Sama sa imong nakita, kini karon 13.5 KB kumpara sa 40 KB sa wala pa ang pamaagi sa pagbag-o. Kana mao, ang pagtipig lamang niini sa us aka moderno nga format nakaposible sa pag-compress sa libro hapit tulo ka beses.

Gawas pa, sa Excel adunay us aka modernong format sa xlsb o binukalan nga libro. Dinhi niini, ang dokumento gitipigan sa binary encoding. Kini nga mga file timbangon bisan sa mga libro sa format nga xlsx. Dugang pa, ang sinultian diin sila gisulat labing suod sa Excel. Busa, kini nagtrabaho uban sa ingon nga mga libro nga mas paspas kaysa sa uban pang mga pagpalugway. Sa parehas nga oras, ang libro sa piho nga format sa mga termino sa pag-andar ug mga posibilidad sa paggamit sa lainlaing mga himan (pag-format, gimbuhaton, graphics, ug uban pa) wala’y kalainan sa format nga xlsx ug labaw sa format sa xls.

Ang panguna nga rason ngano nga ang xlsb wala mahimong default format sa Excel mao nga ang mga programa sa ikatulo nga partido dili halos magtrabaho uban niini. Pananglitan, kung kinahanglan nimo nga i-export ang kasayuran gikan sa Excel hangtod sa 1C, mahimo kini nga may mga dokumento nga xlsx o xls, apan dili sa xlsb. Apan, kung dili ka nagplano nga ibalhin ang datos sa bisan unsang programa sa ikatulo nga partido, nan luwas ka nga makaluwas sa dokumento sa format nga xlsb. Tugotan ka niini nga makunhuran ang gidak-on sa dokumento ug madugangan ang katulin sa trabaho sa kini.

Ang pamaagi alang sa pagtipig sa file sa pagpadako sa xlsb susama sa us aka gibuhat alang sa pagpadako sa xlsx. Sa ka tab Pag-file pag-klik sa butang "Luwasa Ingon ...". Sa window nga pag-save nga nagbukas, sa bukid Type sa File kinahanglan nga mopili usa ka kapilian "Excel Binary Workbook (* .xlsb)". Pagkahuman i-klik ang buton Pag-save.

Gitan-aw namon ang kabug-aton sa dokumento sa seksyon "Mga Detalye". Sama sa imong nakita, kini mikunhod labi pa ug karon karon 11.6 KB.

Ang pagtigum sa kadaghanan nga mga sangputanan, mahimo naton isulti nga kung nagtrabaho ka uban ang usa ka file sa format nga xls, nan ang labing epektibo nga paagi aron mapakunhod ang gidak-on niini mao ang pag-save niini sa modernong mga format sa xlsx o xlsb. Kung gigamit na nimo ang data sa pagpadako sa file, unya aron mabug-atan ang ilang gibug-aton, kinahanglan nga husto nimo nga i-configure ang workspace, kuhaa ang sobra nga pag-format ug dili kinahanglan nga mga link. Makuha nimo ang labing kadaghan nga pagbalik kung imong gihimo ang tanan nga kini nga mga lihok sa usa ka komplikado, ug ayaw limitahi ang imong kaugalingon sa usa lamang ka kapilian.