Ang suite sa Microsoft Office adunay usa ka espesyal nga programa alang sa paghimo sa usa ka database ug pagtrabaho kauban nila - Access. Bisan pa, daghang mga tiggamit ang gusto nga mogamit usa ka mas pamilyar nga aplikasyon alang sa kini nga mga katuyoan - Excel. Kinahanglan nga nakita nga kini nga programa adunay tanan nga mga himan alang sa paghimo sa usa ka kompleto nga database (DB). Atong tan-awon kung giunsa kini himuon.
Proseso sa paglalang
Ang database sa Excel usa ka istruktura nga hugpong sa kasayuran nga gipang-apod-apod sa mga haligi ug laray sa usa ka sheet.
Sumala sa espesyal nga terminolohiya, ang mga hilisgutan sa database gihisgutan "mga rekord". Ang matag pagsulod adunay kasayuran bahin sa usa ka indibidwal nga butang.
Ang mga haligi gitawag "uma". Ang matag natad adunay gilain nga parameter alang sa tanan nga mga rekord.
Kana mao, ang balangkas sa bisan unsang database sa Excel usa ka naandan nga lamesa.
Ang paghimo sa lamesa
Mao nga, una sa tanan, kinahanglan naton nga maghimo usa ka lamesa.
- Gisulud namon ang mga ulohan sa mga uma (mga haligi) sa database.
- Sulati ang ngalan sa mga rekord (mga laray) sa database.
- Nagpadayon kami aron pun-on ang database.
- Human mapuno ang database, among i-format ang kasayuran nga naa niini sa among pagpauyon (font, border, punan, pagpili, lokasyon sa teksto nga naa sa cell, ug uban pa).
Nakompleto kini ang paghimo sa gambalay sa database.
Leksyon: Giunsa paghimo usa ka lamesa sa Excel
Paghatag Mga Attributo nga Database
Aron mahibal-an ni Excel ang lamesa dili lamang ingon ka sakup nga mga selyula, kundi ingon usa ka database, kinahanglan nga hatagan ang mga angay nga mga kinaiya.
- Lakaw sa tab "Data".
- Pilia ang tibuuk nga lamesa sa lamesa. Kanang pag-klik. Sa menu sa konteksto, i-klik ang button "Pagtudlo usa ka ngalan ...".
- Sa grapiko "Ngalan" ipahayag ang ngalan nga gusto namon nga ngalan sa database. Ang usa ka kinahanglanon mao nga ang ngalan kinahanglan magsugod sa usa ka sulat, ug kinahanglan nga walay mga luna. Sa grapiko "Range" mahimo nimo mabag-o ang adres sa lugar sa lamesa, apan kung gipili nimo kini nga tama, nan dili ka kinahanglan nga usbon ang bisan unsa dinhi. Mahimo nimong ipasabut ang usa ka mubo nga sulat sa usa ka lahi nga uma, apan ang kini nga sukaranan sa opsyonal. Pagkahuman gibag-o ang tanan nga pag-usab, pag-klik sa buton "OK".
- Pag-klik sa buton Pag-save sa ibabaw nga bahin sa bintana o i-type ang shortcut sa keyboard Ctrl + S, aron makatipig sa database sa hard drive o makuhaan nga media nga konektado sa PC.
Mahimo naton isulti nga pagkahuman na kami adunay na andam nga database. Mahimo ka nga molihok niini sa estado ingon nga kini gipresentar karon, apan daghang mga higayon ang mawagtang. Sa ubos hisgutan naton kung giunsa ang paghimo sa database nga labi ka masarangan.
Pagsunud ug pagsala
Ang pagtrabaho sa mga database, una sa tanan, naghatag alang sa posibilidad sa pag-organisar, pagpili ug pagsulud sa mga rekord. Ikonektar kini nga mga gimbuhaton sa among database.
- Gipili namon ang kasayuran sa uma diin kami mag-organisar. Pag-klik sa "Sort" nga butones nga nahimutang sa laso sa tab "Data" sa toolbox Pagsunud ug Pagsala.
Ang pagsunud mahimo nga himuon sa hapit bisan unsang parameter:
- alpabetikong ngalan;
- Petsa
- gidaghanon ug uban pa
- Sa sunod nga bintana nga makita, ang pangutana mao kung gamiton ba lamang ang pinili nga lugar alang sa pagsunud o awtomatiko nga mapalapad kini. Pilia ang awtomatik nga pagpalapad ug pag-klik sa buton "Pagsunud ...".
- Ang bintana sa mga setting sa paghan-ay abli. Sa bukid Pagsunud pinaagi sa ipiho ang ngalan sa kapatagan diin kini pagadumalaon.
- Sa bukid "Pagsunud-sunod" nagpaila sa eksakto kung giunsa kini himuon. Alang sa usa ka DB labing maayo nga pagpili sa usa ka parameter "Mga Prinsipyo".
- Sa bukid "Order" ipasabut kung diin nga pag-order ang himuon. Alang sa lainlaing mga matang sa kasayuran, lainlain nga mga kantidad ang gipakita sa niining bintana. Pananglitan, alang sa datos sa teksto - kini ang kantidad "Gikan sa A hangtod Z" o "Gikan sa Z hangtod sa A", ug alang sa numero - "Pagsaka" o "Pagdaugdaug".
- Kinahanglan gyud isiguro nga naa sa paligid ang kantidad "Ang akong datos naglangkob sa mga header" dunay marka nga tseke. Kung dili kini, nan kinahanglan nimo nga ibutang kini.
Pagkahuman gisulud ang tanan nga mga gikinahanglan nga mga parameter, pag-klik sa buton "OK".
Pagkahuman niana, ang kasayuran sa database susihon sumala sa gipiho nga mga setting. Sa kini nga kaso, gisunud namon ang mga ngalan sa mga empleyado sa negosyo.
- Usa sa labing kasayon sa mga himan kung nagtrabaho sa usa ka database sa Excel ang autofilter. Gipili namon ang tibuuk nga database sa block setting Pagsunud ug Pagsala pag-klik sa buton "Filter".
- Ingon sa imong nakita, pagkahuman niana sa mga selyula nga adunay mga ngalan sa uma nga mga pikograpiya nagpakita sa dagway sa nagbag-o nga mga triple. Pag-klik kami sa icon sa kolum kansang kantidad nga among susihon. Sa bintana nga nagbukas, tangtanga ang mga kantidad nga gusto namon itago ang mga rekord. Pagkahuman gipili, i-klik ang buton "OK".
Ingon sa imong nakita, pagkahuman niana, ang mga laray nga naglangkob sa mga kantidad nga gikan nga wala kami makit-an gitago gikan sa lamesa.
- Aron mahibalik ang tanan nga datos sa screen, nag-klik kami sa icon sa kolum nga gi-filter, ug sa bintana nga nagbukas, susihon ang mga kahon nga atbang sa tanan nga mga butang. Pagkahuman i-klik ang buton "OK".
- Aron hingpit nga makuha ang pagsala, i-klik ang buton "Filter" sa teyp.
Leksyon: Pagsunud ug pagsala sa data sa Excel
Pagpangita
Kung adunay usa ka dako nga database, sayon ang pagpangita kini gamit ang usa ka espesyal nga himan.
- Aron mahimo kini, adto sa tab "Balay" ug sa laso sa toolbox "Pag-edit" pag-klik sa buton Pangitaa ug Highlight.
- Giablihan ang usa ka bintana kung diin gusto nimong ipiho ang gusto nga kantidad. Pagkahuman niana, i-klik ang button "Pagpangita sa sunod" o Pagpangita Tanan.
- Sa una nga kaso, ang una nga cell diin adunay usa ka piho nga kantidad mahimong aktibo.
Sa ikaduha nga kaso, ang tibuuk nga lista sa mga selyula nga adunay sulud nga kini gibuksan.
Leksyon: Giunsa paghimo ang usa ka pagpangita sa Excel
Pag-freeze nga mga lugar
Sa paghimo sa usa ka database, sayon ang pag-ayo sa mga cell nga adunay mga ngalan sa mga rekord ug uma. Kung nagtrabaho uban ang usa ka dako nga database - kini yano nga kinahanglanon nga kondisyon. Kung dili, kanunay nimo nga mogahin ang oras sa pag-scroll sa sheet aron makita kung unsang linya o kolum ang katumbas sa usa ka piho nga kantidad.
- Pilia ang selyula, ang lugar sa taas ug wala nga gusto nimo ayuhon. Makit-an kini dayon sa ilawom sa ulohan ug sa tuo sa mga ngalan sa mga sinugdanan.
- Anaa sa tab "Tan-awa" pag-klik sa buton "I-lock ang mga lugar"nga nahimutang sa grupo nga himan "Window". Sa lista sa drop-down, pilia ang kantidad "I-lock ang mga lugar".
Karon ang mga ngalan sa mga umahan ug mga rekord kanunay nga anaa sa imong mga mata, bisan kung unsa ka layo ang imong gi-scroll ang data sheet.
Leksyon: Giunsa pag-pin ang usa ka lugar sa Excel
Lista sa lista
Alang sa pipila ka mga natad sa lamesa, kini labing kamalaumon sa pag-organisar sa usa ka lista sa drop-down aron ang mga tiggamit, kung magdugang bag-ong mga rekord, mahimong magtino mga piho nga mga parameter. May kalabutan kini, pananglitan, alang sa usa ka uma "Paul". Sa tinuud adunay duha ra nga kapilian: lalaki ug babaye.
- Paghimo usa ka dugang nga lista. Kini labing kasayon sa ibutang kini sa laing sheet. Dinhi gipakita namon ang lista sa mga kantidad nga makita sa lista sa drop-down.
- Pilia kini nga lista ug i-klik kini gamit ang tuo nga button sa mouse. Sa menu nga makita, pilia "Pagtudlo usa ka ngalan ...".
- Gibuksan ang usa ka bintana nga pamilyar sa amon. Sa katugbang nga kapatagan, naghatag kami usa ka ngalan sa among hanay, sumala sa mga kondisyon nga nahisgutan sa ibabaw.
- Mibalik kami sa sheet uban ang database. Pilia ang range nga gamiton sa drop-down list. Lakaw sa tab "Data". Pag-klik sa buton Pag-verify sa Datanga nahimutang sa laso sa toolbox "Trabaho uban ang datos".
- Gibuksan ang bintana alang sa pagsusi sa makita nga mga hiyas. Sa bukid "Tipo sa datos" ibutang ang posisyon sa switch Paglista. Sa bukid "Tinubdan" ipahimutang ang karatula "=" ug dayon pagkahuman niini, nga wala’y wanang, isulat ang ngalan sa lista sa drop-down, nga gihatagan namon siya nga mas taas. Pagkahuman niana, i-klik ang button "OK".
Karon, kung imong gisulayan ang pagsulod sa mga datos sa sakup diin gitakda ang pagdili, makita ang usa ka lista diin mahimo ka makapili tali sa tin-aw nga pagtakda sa mga hiyas.
Kung gisulayan nimo pagsulat ang dili-makatarungan nga mga karakter sa kini nga mga selula, adunay mensahe nga sayup nga makita. Kinahanglan ka nga mobalik ug maghimo og tama nga pagsulod.
Leksyon: Giunsa paghimo ang usa ka lista sa drop down sa Excel
Sa tinuud, ang Excel labing ubos sa mga kaarang niini sa mga espesyalista nga programa alang sa paghimo sa mga database. Bisan pa, adunay kini mga himan nga sa kadaghanan nga mga kaso makatagbaw sa mga panginahanglan sa mga tiggamit nga gusto maghimo usa ka database. Gihatag sa kamatuoran nga ang mga tampok sa Excel, kon itandi sa mga espesyalista nga aplikasyon, nahibal-an sa mga ordinaryong tiggamit nga labi ka labi ka maayo, sa niining bahina, ang pag-uswag sa Microsoft adunay bisan pila nga mga bentaha.
